Nociones básicas de protocolo

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INTRODUCCIÓN

Determinadas interacciones comunicativas requieren una cuidada puesta en escena con el fin de adquirir un reconocimiento social. Se trata de actos ceremoniales o conjunto de formalidades que se observan en un acto público o solemne, y el protocolo o las normas y usos que establecen y ordenan dichas formalidades. La gestión del impacto comunicacional que proyectan los actos requiere un diseño profesional de su proyecto, una cuidada planificación y una detallada organización.

1. DEFINICIONES

La definición común de protocolo (del latín protocollum) que establecen los distintos diccionarios se refiere a las reglas o al conjunto de normas de cortesía. Entre los términos relacionados con las distintas definiciones de protocolo siempre se encuentran el ceremonial y la etiqueta:

a) Ceremonial. Anterior al protocolo y usada en la segunda mitad del siglo XX, se define como 'serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne'.

b) Protocolo. La definición más empleada es 'regla ceremonial diplomática o palatina, establecida por decreto o costumbre'.

c) Etiqueta. Ceremonial de los estilos, usos y costumbres que se deben observar y guardar en las casas reales y en actos públicos solemnes. Por extensión, la etiqueta también se usa para los actos de la vida privada, definiéndose en este caso como ‘conjunto de reglas del decoro que guían el comportamiento humano'.

En estas definiciones, "ceremonial" sería igual a "formalidad"; "protocolo", a "regla obligatoria"; y "etiqueta", a "ceremonial" en la vida privada. Son conceptos que, a menudo, se confunden o se consideran intercambiables por "protocolo". Sin embargo, algunos estudiosos, como el autor Francisco Martín Calahorro, van más allá de la definición oficial y eliminan el concepto de regla o norma, proponiendo la definición de protocolo como 'aquello que se dispone para ligar de forma válida un procedimiento'. En esta línea, José Antonio de Urbina ofrece una definición que está considerada por la mayoría de los manuales de protocolo como la más completa en lo que a protocolo actual se refiere: "Protocolo es aquella disciplina que con realismo, técnica y arte (pues goza de los tres principios) determina las estructuras o formas bajo las cuales se realiza una actividad humana importante". Esta definición se explica por la relación de conceptos que hace este autor, que son los siguientes:

Siguiendo estos conceptos se explica que el protocolo sea todo lo anterior, porque realmente es el arte y la técnica de la creación de las formas en las que se realiza la acción del Estado. "Ceremonial" y "protocolo" son términos que, hasta hace pocos años, se empleaban con asiduidad solo por un restringido número de personas, estando su uso estrictamente reservado al ámbito de los actos oficiales de Estado. Aunque su origen se encuentra en las relaciones diplomáticas e intergubernamentales y en determinadas instituciones o corporaciones, actualmente están presentes en todos los estamentos y grupos sociales, y son utilizados con relativa frecuencia por el público en general.

A grandes rasgos y en un lenguaje popular, podríamos decir que el protocolo es evitar la improvisación y el conflicto de formas'. Sin embargo, nunca habrá que olvidar que el protocolo no está para dificultar y hacer más rígida la convivencia y la relación social, sino, por el contrario, para hacerla más fácil y comprensible, y alcanzar así el objetivo comunicacional de la mejor manera posible.

Esto es debido a que el siglo XX, especialmente en las últimas décadas, ha supuesto una completa revolución en el mundo de las relaciones entre Estados y entre sus públicos, sobre todo por el denominado "nuevo orden mundial" y la extensión de los regímenes democráticos. La cada vez mayor necesidad de comunicación y trato social ha aumentado el interés por conocer y respetar normas propias y ajenas, y la incorporación de agentes privados no estatales (empresas, organizaciones, instituciones o personalidades) al ámbito oficial ha provocado que las normas tengan que adecuarse a la realidad. A lo largo del siglo XX van apareciendo las normas de protocolo propias de cada Estado, que conviven o se superponen a la etiqueta palaciega y se van incorporando poco a poco a las autoridades de la nación.

Hay que tener presente que las instituciones son entes abstractos, intangibles y materializados en las personas que las representan, por lo que se genera una abundante información vinculada a la actitud y las actividades de los individuos. El protocolo no solo se limita a ordenar una mera relación social cuando se aplican normas institucionales, desarrolladas mediante leyes, decretos y otras disposiciones, a determinados actos clasificados en categorías establecidas de forma oficial. Además, tiene su proyección externa y condiciona su trascendencia pública a través de los medios de comunicación social. Éstos permiten la globalización de las relaciones humanas que se desarrollan en el marco general regido por la tríada información - comunicación - tecnología. Por esta razón, los actos, el ceremonial y el protocolo se han convertido en instrumento generador de un proceso de comunicación.

Así pues, a la hora de programar un evento se tendrá especial atención al “idioma ceremonial” que podemos definir como los distintos elementos que integran un acto, cuya contribución debe ser la eficacia expresiva de sus formalismos.

Por ello, la gestión comunicativa de cualquier acto, por parte de los responsables del protocolo, se orientará fundamentalmente en:

- Ordenar el desarrollo de los actos según la jerarquía temporal (el momento relevante), espacial (simbología u objetos adecuados) y de las personas (orden de precedencias, que ya viene reglamentada).

- Respetar las normas, usos, costumbres y tradiciones, y adecuarlas al modelo social del momento. Este fundamento se suele aplicar en cada país.

- Asegurar que los códigos que modelan el idioma ceremonial tengan amplia difusión en los públicos. Es conveniente una estrecha colaboración y asesoramiento a los medios de comunicación. Esta labor debe hacerse en conjunto con el Departamento de Prensa, en el caso de que Protocolo y Departamento de Comunicación no sean un solo ente, como sucede en algunos ayuntamientos de pequeñas localidades, o en instituciones pequeñas.

Deben distinguirse varias clases de protocolo según su esfera de aplicación, para conocer la dedicación que hay que emplear en cada uno. Más adelante se verá cómo están clasificados oficialmente los actos que organizan cada una de las distintas instituciones. La clasificación que se propone es generalizada y la más completa, ya que en la clasificación oficial solo aparecen los actos oficiales. Algunos autores también igualan el protocolo no oficial con el privado, como se verá en el apartado de normativas.

A) PROTOCOLO EN LA ESFERA PÚBLICA

- Protocolo oficial (civil, militar, de Estado, de la realeza, diplomático, de las Universidades, de las Reales Academias).

- Protocolo no oficial (empresarial, religioso, deportivo).

B) PROTOCOLO EN LA ESFERA PRIVADA

- Protocolo social formal (bodas, comuniones, bautizos, exequias).

- Protocolo social informal (reuniones familiares o de amigos).

Hay que destacar en esta clasificación que el protocolo no solo se aplica a las esferas empresariales y corporativas, sino que se extiende a las reglas de convivencia que deben respetarse en las relaciones sociales más habituales. La cortesía no es fruto del azar. Por otra parte, cada cultura y cada Estado tienen sus propias normas, a veces no muy coincidentes con las de los demás; por este motivo, en las reuniones internacionales, el respeto a las normas internas debe flexibilizarse, a la vez que ha de analizarse cada situación creando modelos de ceremonia que, manteniendo los principios del protocolo, sepan dar respuestas a casos concretos.

En todas sus clasificaciones y en su normativa, el protocolo contempla cuatro elementos constitutivos que se desarrollan en todas sus facetas. Estos son la autoridad, el acto, la presidencia y la precedencia, a los que se hará continua referencia en este manual. Para ello, hay que tener claro cuáles son los significados básicos de estos conceptos:

- Autoridad. Atributo del poder público que ejerce jurisdicción propia. La diferencia entre autoridades y personalidades se sitúa en la ostentación de cargo público por designación (subsecretario) o elección (alcalde), por una parte, y en el carácter personal en función de sus méritos (Plácido Domingo, Botero) o representativo (obispo, decano del Colegio de Abogados), por otra.

- Acto. Función, solemnidad, celebración de una cosa, conmemoración, ceremonia solemne. (La clasificación de los actos se puede estudiar en la sección de normativas).

- Precedencia. Lugar que corresponde a una persona o autoridad en todo acto o solemnidad a que concurra con otras. (La regulación de las precedencias se pueden contemplar en la sección de normativas).

- Presidencia. Cargo o dignidad de presidente, esto es, ocupar el primer puesto en un acto solemne. No existe una teoría sobre las presidencias, pero sí normativas sobre quién deber presidir cada acto oficial (se puede estudiar en la sección de normativas y en el de Protocolo de empresa).

El protocolo es una disciplina que cubre una necesidad planteada por la sociedad y tiene su propio código de interpretación. De este modo, se convierte en un instrumento más de la comunicación corporativa. El protocolo, en su vinculación con la comunicación, requiere tres fases importantes:

a) Preparación

Establecer la estructura de un acto y sus formalidades: jerarquías; autoridad que preside; lista de asistentes por su orden, en la que la mujer tiene la misma precedencia que el marido; formalidades; logística material y personal, y normas de seguridad. Es aconsejable diseñarla en un dibujo utilizando un texto adecuado, para que la persona responsable lo apruebe.

b) Ejecución

Se lleva a cabo el diseño elaborado en el proyecto tanto en lo referente a los aspectos materiales como en lo relativo al personal invitado: montaje escénico, situación adecuada de objetos y símbolos, distribución de la jerarquía, situación de los medios de comunicación, señalización de accesos tanto para los vehículos como para las personas, guardarropas, instalación de megafonía, planos en las invitaciones, etc.

c) Valoración (informe de conclusiones)

Terminado el acto o la ceremonia, han de obtenerse unas conclusiones del análisis de todo cuanto ha sucedido que permitan mejorar actos futuros y valorar el que se ha producido. Esta valoración se materializa también en la recogida de toda la documentación que ha generado el acto, para utilizarlo como archivo documental. El análisis y valoración de un acto permitirá elaborar un libro de estilo del protocolo en la empresa, adaptado a las características, valores y principios de cada organización.

2. PROTOCOLO DE EMPRESA

El protocolo, además de ser, como alguien ha expresado, "la última barrera contra la mala educación", integra ese conjunto de normas y prácticas de cortesía que contribuyen a una ordenación armoniosa y estética de las relaciones humanas dentro y fuera del mundo empresarial. ¿Se está convirtiendo el protocolo en un instrumento de un nuevo humanismo empresarial? La mayoría de los autores lo consideran un signo de la sociedad de la comunicación de finales de este siglo, una sociedad en que se ha realizado un rediseño del poder en el que tienen gran importancia técnicas de comunicación cada vez más sofisticadas. En este caso se entiende el protocolo como una técnica y, probablemente, como una nueva tecnología empresarial.

El importante desarrollo de la comunicación y la interdependencia de la economía, la vida social y la política han motivado que las empresas alcancen un protagonismo que trasciende su ámbito de actuación. Esto las convierte en agentes de primera magnitud en la esfera pública. Sus actividades lo demuestran: celebración de congresos, exposiciones, conferencias, patrocinio de actividades sociales, culturales, deportivas, etc.

Toda organización necesita contar con una personalidad propia que la diferencie de las demás y sea complementaria de aquellos rasgos físicos (marca, logotipo…) que, constituidos por elementos icónicosvisuales, permiten identificar a la empresa en su entorno. Los públicos no solo perciben la imagen de la empresa a través de los logotipos o anuncios publicitarios, sino también por las actitudes, comportamientos y actividades de sus directivos y empleados. En la actualidad, estos principios van más allá de la preocupación por el progreso económico y una buena situación social, pues existe un interés por la correcta actuación social de todos los miembros de la empresa. Esto conlleva establecer unas normas de comportamiento, definidas desde el máximo nivel jerárquico, para que sean aplicadas tanto en las relaciones externas como internas.

Actualmente, resulta impensable que una organización empresarial no cuente con unos mínimos servicios de protocolo, ya que son en realidad su tarjeta de visita y constituyen un doble instrumento de relación: por un lado, como comunicación interna en la actividad de los negocios; por otro, como comunicación externa, llamada a transmitir una determinada imagen de la empresa.

El protocolo de empresa, de esta forma, se ha convertido en un instrumento más de las políticas de comunicación corporativa, hasta tal punto que las reglas que se aplican para ordenar los actos empresariales han pasado a denominarse popularmente "protocolo empresarial" -aunque no se contempla esa designación en las esferas oficiales-, expresión que responde al hecho de que las empresas no están incluidas dentro de una estructura jerárquica universal, como el Estado; y, por tanto, las normas deben extraerse del análisis de los fundamentos y principios del protocolo y aplicarse con flexibilidad y lógica, de acuerdo con los criterios sociales del momento y la naturaleza y filosofía propias de cada acto.

Si en los actos oficiales las autoridades encarnan y representan a las instituciones del Estado, en los actos corporativos la empresa cobra vida en las personas que la representan, proyectándose externamente todos los valores con los que la organización se identifica. Ese es el motivo por el que el protocolo, en este ámbito, deber tener la misma razón de ser y alcanzar los mismos fines que el protocolo oficial en el suyo. Sin embargo, el protocolo empresarial se distingue del institucional en la gestión, que, a veces, resulta más complicada. López-Nieto, en su libro Honores y protocolo, hace una relación determinada de las razones por las que el protocolo de empresa se diferencia del oficial:

- En la empresa, el protocolo carece de normativas, ya que en los reglamentos de régimen interno no se hace referencia al protocolo.

- En la empresa, el protocolo carece también de una autoridad de referencia, ya que no hay nadie que imponga criterios en este aspecto.

- En la empresa no existen tampoco referencias acerca de lo correcto o lo incorrecto en cuanto a los actos, ceremonias o escenarios, contrariamente a lo que ocurre en el mundo oficial, en que todo está establecido.

Por ello, existen ciertas recomendaciones, recogidas en distintos números de la Revista Internacional de Protocolo, sobre las posibles soluciones a tales dificultades:

- Es necesario que la empresa aprecie el protocolo y que sea consciente de que el protocolo oficial es una referencia útil y, en muchos casos, aplicable.

- Es importante que las personas que se formen en protocolo realicen prácticas en las empresas y no únicamente en las Administraciones.

- El mundo del protocolo debe abrirse a los profesionales y a las empresas. De este modo, las distintas intervenciones del protocolo empresarial (Revista Internacional de Protocolo. Nº 12) concluyen que el protocolo y el ceremonial en la empresa son necesarios porque:

- Crea identidad con la institución o comunidad.

- Establece el sentido de alteridad, esto es, identidad con "el otro".

- Determina un estado de satisfacción y plenitud personal.

- Legitima la autoridad y la reconoce.

- Crea en el participante un estado de elevación espiritual que lo ubica en un nivel superior.

- Origina un tiempo particular y un espacio simbolizado y orientado.

- Mantiene el estado de "normalidad" institucional. Orden, respeto a la jerarquía en su aspecto temporal, espacial y personal y conjunción armónica de esa triple jerarquización son los tres principios básicos que deben considerarse para sistematizar el desarrollo de cualquier acto empresarial y darle el realce conveniente, reflejo de la cultura, principios y valores con los que se identifica la empresa.

El servicio de protocolo de una empresa debe ser dirigido por profesionales cuyo perfil y cuya amplia formación cultural abarque el conocimiento profundo de la práctica del protocolo: dominio del sistema de jerarquías; creatividad; aptitudes psicológicas para las relaciones sociales; y, dentro de éstas, grandes dosis de sentido común para resolver con facilidad y lógica los problemas coyunturales que puedan presentarse; en resumen, conocimiento profesional, flexibilidad, sentido común y aptitud para anticiparse en la resolución de los problemas. Las funciones de un responsable de protocolo son muchas y diversas: situar a cada persona en el lugar que le corresponde, sin que se produzcan discrepancias; hacer de cada acto público un modelo de comunicación y entendimiento; lograr que todo funcione a la perfección; diseñar un menú; seleccionar la carta de vinos; elegir un regalo; asesorar a los directivos que lo soliciten, etc. Estas actividades, según la mayoría de los autores, deben estar incluidas dentro del programa general de identidad corporativa.

Por otra parte, el apoyo informático es una herramienta fundamental para el trabajo de cualquier servicio de protocolo, ya que puede utilizarse en todas las actividades. De este modo, los responsables de protocolo han de ir creando un libro de estilo, o el denominado "reglamento interno", propio de la entidad, que además de aspectos de protocolo, incluya referencias al idioma ceremonial y a las formalidades de la comunicación escrita, con especial atención a las normas del lenguaje administrativo, que hay que conocer. Por supuesto, hay que tener a mano el Real Decreto sobre

Precedencias del Estado, del que se hace expresa mención en la sección de normativas. Se exponen a continuación una serie de supuestos que deberían incluirse en un "reglamento interno", según los distintos autores consultados:

- Ámbito de aplicación (externa o interna).

- Enseñas y demás símbolos de la empresa.

- Presidencia y prelación de directivos en las relaciones internas y externas.

- Ceremonial para el recibimiento de autoridades y ejecutivos de empresas.

- Creación de recompensas y modo de otorgarlas.

- Trato en las actividades de patrocinio y manera de establecerlo.

- Jefatura de Protocolo y su dependencia funcional.

De gran interés es el "Reglamento de protocolo de una empresa" que propone López-Nieto en su obra

La documentación del protocolo, por ser la primera aportación a la redacción de una normativa de protocolo empresarial. El reglamento, en su artículo 1º, expone que el reglamento estará aprobado por el consejo de administración de la empresa interesada, y que "será de aplicación en todos los actos de la sociedad que generen relaciones internas o externas de la empresa, y regulará la concesión de las distinciones que la misma otorgue". Veamos un resumen de los capítulos, los cuales darán una idea general (y se puede utilizar como esquema) de lo que se estudiará en la segunda unidad de este manual:

1. Capítulo Primero. Disposiciones generales

En el que se propone una Oficina de Protocolo, adscrita a la presidencia de la empresa, al frente de la cual habrá un responsable. Asimismo se argumenta que el jefe de Protocolo será el encargado de coordinar y dirigir los actos de la empresa, y el salvaguarda de los símbolos de la entidad que se utilicen en los actos.

2. Capítulo Segundo. De la simbología empresarial

En el que se describirá detalladamente el logotipo de la empresa, que irá con un anexo del diseño y tamaño del logotipo. En el artículo 6º se especifica que la enseña de la empresa podrá colocarse en la sede de la presidencia y en los despachos de los demás cargos. Asimismo, el artículo 7º hace referencia a las banderas, que solo irán colocadas en los actos organizados por la empresa.

Las oficiales, que, exclusivamente se usarám si al evento asisten máximas autoridades públicas, se situarán a la derecha de la presidencia y las enseñas de las entidades o instituciones privadas a la izquierda, empezando por la de la empresa anfitriona. Así pues, cuando no exista la necesidad de ubicar banderas oficiales, las privadas se situarán en el lugar preferente, es decir, a la derecha.

"En cualquier caso -continúa- el uso de las banderas se ajustará a lo establecido en la Ley 39/1981, de 5 de octubre".

3. Capítulo Tercero. De los actos internos de la empresa

Se entiende por "actos internos" aquellos a los que solo asistan personas pertenecientes a la misma: junta general de accionistas, consejo de administración y los realizados por los directivos de empresa. En el artículo 9º se argumenta que la persona encargada de protocolo será la que programe los actos y curse las invitaciones, así como la responsable de los alojamientos y acomodo de las personas que vengan de fuera, y de la búsqueda de los salones y habilitación de los mismos. En el artículo 10º se incluye el orden de precedencias de una empresa: presidente, vicepresidentes, consejero delegado, consejeros por orden de antigüedad de nombramiento, director general, secretario general, director de Finanzas, director de Recursos Humanos, director de Producción, director Comercial, director del Gabinete Técnico de la Secretaría General y jefe de la Asesoría Jurídica. Los demás empleados de la empresa se ordenarán por antigüedad en la entidad.

4. Capítulo Cuarto. De los actos externos de la empresa

Argumenta el autor que se entiende por actos externos de la empresa aquellos a los que asistan personas ajenas a la misma, ya sean empresarios o directivos de otras empresas y autoridades locales, autonómicas y estatales. La propuesta de invitados se hará a través del responsable de protocolo, que conocerá la relación de los mismos con la empresa. El autor especifica que se deberían expresar por escrito cuáles son, para que no quepa ninguna duda. En este capítulo también se especifican las presidencias y precedencias cuando hay autoridades, y se propone realizar una doble presidencia con la autoridad (central derecha) y el presidente de la entidad (central izquierda) teniendo en cuenta lo dispuesto en el Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto. También se especifica el trato preferente que debe tener el patrocinador, así como el recibimiento de las visitas de empresa, consideradas como actos externos.

5. Capítulo Quinto. De la programación de los actos

Correrá a cargo del responsable de protocolo, que presentará el proyecto escrito para su aprobación. El autor también especifica lo que debe contener el proyecto: reglas protocolarias de aplicación previa y simultánea a su celebración, los medios personales y materiales que sean precisos, así como un presupuesto del coste del mismo. Además, una vez que finalice el acto, el artículo 24º expone que el jefe de Protocolo redactará un "sucinto informe relacionado con su desarrollo, exponiendo las dificultades que, en su caso, haya encontrado para la realización del mismo. El informe original será archivado en la Oficina de Protocolo, remitiéndose una copia a la persona que haya ordenado la programación del acto".

6. Capítulo Sexto. De las distinciones honoríficas

En este capítulo se expone la posibilidad de que la empresa premie la iniciativa o la labor de las personas que trabajen en la misma, o recompense a las personas físicas que hayan sobresalido en el ejercicio de las actividades a las que se dedique la empresa (que hay que concretar). Asimismo, se especifican las distinciones que puede otorgar, para que siempre sean las mismas. Estas distinciones se otorgarán en un acto solemne que se celebrará con ese fin y al que se le dará la oportuna publicidad. En el artículo 29º del reglamento también se dedica especial atención al "libro de oro" o "libro de honor" de la empresa, que será custodiado en la Oficina de Protocolo y en el que se recogerán las firmas y dedicatorias de las personas de destacada importancia que visiten la sede social y que el Presidente del Consejo indique.

El protocolo es un trabajo constante que debe ejercerse con profesionalidad y con anticipación de conocimientos, documentación, investigación y actualización. He aquí unos consejos:

- Agenda y el calendario con actividades futuras.

- Fichero con el nombre, dirección, teléfono, cargo, títulos, tratamientos, etc., de las personas que tienen que ver con la empresa o con la organización de actos (una buena agenda es el secreto básico de una buena organización).

- Registro de control de regalos, para no repetir.

- Agenda de los servicios de protocolo de otras empresas e instituciones, para la consulta personal (una buena agenda y base de datos que no facilitaremos al mejor postor). Hay que estar también muy vinculados a otros gabinetes (de Comunicación, de Publicidad, de Marketing) para que haya buena interacción.

- Un buen manual de protocolo para la documentación jerárquica. Este se acompañará con una lista actualizada de las autoridades del Estado, pues estas cambian cada cierto tiempo (sobre todo los políticos).

- Prensa diaria o dossier de prensa, que puede solicitarse al Departamento de Comunicación. Hay que estar al día de las cesiones de cargos o nuevos nombramientos y, sobre todo, de las situaciones empresariales, para no caer en un error.

- Elaboración de modelos de saluda, informes, invitaciones, cartas, tarjetones, programas, etc. Entre las cartas, hay que diferenciar las que son comerciales de las personales. Éstas últimas se deben encabezar a mano.

- Archivo de datos sobre reglas de protocolo en otros países, que apliquen las empresas que se relacionan con la propia. Asimismo, se deben tener conexiones con bancos de datos nacionales e internacionales para saber quién es quién (actualmente, con Internet, es más fácil, pero existen libros reseñados en la bibliografía).

- Archivo documental de los actos, con su valoración correspondiente.

3. PROTOCOLO SOCIAL Y PROTOCOLO CEREMONIAL

3.1. PROTOCOLO SOCIAL

La necesidad del trato social es un imperativo de la sociedad actual. Es cierto que los modos y costumbres cambian; sin embargo, vivir en sociedad exige intercambiar ideas, proyectar actividades, establecer acuerdos, concretar negocios, participar en actos sociales, etc. Las reglas de comportamiento y convivencia social son tan antiguas como el momento en que los seres humanos desarrollan los primeros modelos de vida en la comunidad. En un principio, estas reglas eran solo meros códigos de conducta que ordenaban el trato personal y que, a medida que las sociedades y las relaciones humanas se fueron haciendo más complejas, evolucionaron y jerarquizaron sus formalidades según el estrato social en que se aplicaban y el tipo de acciones que regulaban. Dichas prácticas han estado sometidas a un proceso de evolución continuo; a medida que las sociedades se hacen más avanzadas, aparecen dos niveles en la aplicación de reglas de conducta: por un lado, las normas establecidas para las ceremonias oficiales (protocolo oficial); por otro, las prácticas que se respetan en las relaciones sociales, definidas como reglas de cortesía y de comportamiento social.

Los principios generales que capacitan para acomodarse a las más diversas situaciones del protocolo social se sintetizan en los siguientes puntos:

- Comportarse según la edad y la condición personal y social.

- Respetar la condición y categoría de la persona con quien se trata y el lugar en el que uno se encuentra.

- Seguir los usos y reglas que demandan cada momento y situación.

- Tratar a los demás como uno mismo desea ser tratado.

En definitiva, se está diciendo que hay que saber estar en cualquier momento y circunstancia. El protocolo social no está escrito como lo está el oficial, y tampoco son reglas rígidas que deban cumplirse a rajatabla. Las reglas de cortesía son un código cultural (no jurídico), aprobado por consenso social, que rige las relaciones personales en una determinada sociedad: la apariencia, el comportamiento externo, los buenos modales, la conversación, el comer… Son reglas que hay que conocer y practicar, ya que, sin ser obligatorias, muchas de ellas influirán en la proyección externa de la imagen personal, con la repercusión que ello conlleva. Algunas de ellas son las que siguen:

1. Las presentaciones. Hay muchas reglas, pero las generales radican en que se presenta la persona de menos conocida a la que lo es más y el hombre a la mujer; en igualdad de sexo, la persona de menor edad se presenta a la mayor. En el ámbito profesional, y con la incorporación plena de la mujer en el mundo laboral, el sexo pasa a un segundo plano y la persona de menor jerarquía debe ser presentada a la de mayor. Para presentar al cónyuge, se debe usar la expresión "mi marido" o "mi mujer", y nunca "mi esposo" o "mi señora". Cuando caminando por la calle, o en un acto social, se está en compañía de alguien y se acerca algún conocido para saludar, lo correcto es presentarlo a la persona que nos acompaña; resulta desagradable que nuestro acompañante se quede a un lado o fuera de la conversación.

2. Saludos. Una muestra de afecto y amabilidad. El tipo de saludo depende del grado de conocimiento, amistad o parentesco y de la relación profesional o social. Las reglas generales indican que, cuando hay un grupo de personas, se comienza saludando a las señoras, personas mayores o autoridades de mayor rango. La acción de estrechar la mano será breve y firme, y se procurará no dar la mano con los guantes y sombrero puestos, aunque las mujeres están dispensadas de ambas obligaciones. El beso, en cambio, se utiliza entre familiares, aunque se ha extendido a otros campos sociales; debe ser seco e imperceptible. Cuando se haya de besar la mano, no se hará si la señora lleva guantes, se hará un amago, nunca se depositará de verdad. El abrazo es la forma más efusiva de saludo y se produce entre personas que llevan cierto tiempo sin verse, como muestra especial de afecto, felicitación o pésame.

3. Conversación. Es un tipo de ciencia que no enseñan ni los libros ni las escuelas: se aprende del buen gusto y de la discreción. Saber escuchar y hablar en el momento oportuno, manteniendo los silencios convenientes sin interrumpir el uso de la palabra a otros, es casi un arte que debe ejercitarse con disciplina y respetando ciertas reglas. En una conversación es necesario evitar los silencios largos, los monólogos, las interrupciones; hay que respetar la opinión de los demás; no hay que abusar de los chistes o ironías ni excederse en el uso del pronombre "yo", ni en una conversación que verse sobre uno mismo, ya que puede producir rechazo.

4. Indumentaria. Esta depende de la actividad que se realice, pero es un elemento que define a la persona que la usa e incluso es una forma de comunicar la personalidad de cada cual. Actualmente, las reglas del vestir se han suavizado y hay una mayor libertad; sin embargo, hay ciertas normas que son válidas para todas las épocas. Por ejemplo, la hora determina los tonos de la ropa, que se deben ir oscureciendo según avanza el día; por la mañana predominan los claros y por la noche, los oscuros. Las mujeres aplican esta regla con flexibilidad. Por otra parte, la clave de la elegancia es no llamar la atención, hay que huir siempre de las exageraciones. Las prendas masculinas de etiqueta, determinadas para los distintos actos, vienen especificadas en los manuales de protocolo.

La cortesía se define como 'demostración o acto con que se manifiesta la atención, respeto o afecto que tiene una persona a otra'. Constituye la clave de los buenos modales. Este protocolo bien podría llamarse "sentido común", que es la esencia del "saber estar" o aquellas famosas clases que antiguamente impartían en los colegios y que se llamaban: "Urbanidad o buenas maneras".

La cortesía no ordena precedencias pero entiende de primacías:

- Las mujeres antes que los hombres, las personas mayores antes que los jóvenes, las autoridades antes que los subordinados. Cuando se les acompaña, se les cede el lado de la derecha y se les deja pasar primero ante las puertas.

- En los vehículos hay distintas maneras de colocarse, dependiendo de si el coche es oficial con chofer o privado. En el primer caso el lugar de preferencia o de honor es el situado en la parte trasera a la derecha del conductor, el segundo lugar es el asiento trasero izquierdo y el tercer lugar, el asiento delantero o derecho. Cuando una empresa encarga a un empleado el traslado de autoridades o invitados en un vehículo de la misma, debemos entender que éste actúa de chofer. Asimismo tendremos que saber si el acto al que asisten en el vehículo es de carácter social pues, tradicionalmente, en estas circunstancias, las señoras se colocan en el asiento preferente. Por el contrario, cuando una autoridad concurre a un evento en calidad de lo que representa, ocupará el puesto principal en el coche y, si asiste su señora, el siguiente lugar ya que los consortes toman el mismo rango protocolario que sus cónyuges. En los vehículos privados el lugar de honor es el de la derecha del conductor y los traseros, derecho e izquierdo, los siguientes por este mismo orden.

- En las escaleras, los hombres ceden el paso a las mujeres para subir, pero irán delante de ellas para bajar.

- La puntualidad es la reina del "saber estar" y fundamental en las relaciones humanas, es una muestra de respeto hacia los demás. Si se ha de llegar tarde por cualquier circunstancia, hay que avisar a quien espera.

- Hay que tratar de usted hasta que se nos invite al tuteo. El hablar de usted nos da la tarjeta de garantía y cordialidad.

- Evitar fumar en lugares cerrados y donde está prohibido, y preguntar siempre si molesta a alguien.

- Para saber estar, hay que obtener mucha información. Es importante estar al tanto de lo que pasa alrededor, y observar cómo se comporta la gente.

- Las felicitaciones, agradecimientos, condolencias, etc., son detalles necesarios para demostrar interés hacia los demás.

- Se ha perdido el saludo y, sobre todo, la sonrisa. Nada peor que esquivar el saludo. Es muy importante recuperarlo porque ahí está la base del saber estar. Si uno no se acuerda del nombre de la persona a la que saluda, debe preguntarlo sin dilación, en vez de negarle el saludo por vergüenza (también hay reglas mnemotécnicas para acordarse de las personas).

No hay nada tan elemental como el "buenos días" o el "buenas tardes".

- Se está perdiendo también el saludar con la mano. Debe reivindicarse de nuevo ese saludo tan formal y no dar tantos besos. Hay que estrechar la mano con seguridad y mirando a nuestro interlocutor con firmeza, y no ofrecer la mano blandamente.

- Presentar entre sí a las personas con las que nos encontremos. Es importante y crea muy buena impresión. Si tienen título, es mejor usarlo: presidente, vicepresidente, cónsul, etc.

- Levantarse inmediatamente cuando otra persona entre en una habitación o se dirija a nosotros, sobre todo si es mayor. No hay nada peor que quedarse sentados, ya que es una falta de educación básica.

- Hay que respetar el espacio de la persona a la que nos dirigimos, cuidar el distanciamiento, porque somos muy dados a acercarnos demasiado; aunque lo hagamos en la vida cotidiana, que es estupendo, no se debe hacer cuando se comienza una relación laboral.

- Apuntar en un cuaderno o agenda aquello que se nos vaya a olvidar, y ofrecer siempre nuestra tarjeta de visita.

- El uso correcto del teléfono es también saber estar. No se hace esperar si llamamos nosotros, y, sobre todo, si lo ha hecho la secretaria. Si se trata de una llamada personal, mejor hacerla nosotros mismos, aunque se tenga ayudante o secretaria. Por otra parte, hay que guardar el móvil, porque no hay nada tan importante que pueda interrumpir una conversación con un interlocutor.

- Aunque hay un apartado que se refiere a la correspondencia, informes, proyectos, dossieres y correos electrónicos, no está de más recordar que siempre deben ser limpios y claros. Responder siempre a la correspondencia que llegue y dar las gracias por escrito y, si puede ser, a mano. Todos tenemos tiempo para encabezar a mano una carta con el nombre de nuestro destinatario y olvidar el Estimado/a Sr./Sra.

- Una disculpa a tiempo es una victoria. Pedir disculpas siempre, sin excusas ni rodeos. Es más elegante pedir perdón, porque todos tenemos errores.

- Ante todo, hay que recalcar la honestidad en el trabajo, ya que es indispensable como norma social y laboral. La honestidad pasa por hacer caso al refrán popular "zapatero a tus zapatos", y cuando sepamos que no podemos abarcar algún trabajo, exponerlo sin tapujos, antes de hacerlo mal y crear insatisfacciones.

3.2. EL CEREMONIAL

En este apartado se especifica una vez más la diferencia entre el protocolo y el ceremonial, que reside fundamentalmente en que el primero son normas y el segundo, formas. Salvado este punto, algunos autores especifican aún más sobre el ceremonial argumentando que "es el conjunto de reglas que presiden las ceremonias civiles, militares o religiosas (…). Es necesario aplicar estas reglas con inteligencia, diplomacia y delicadeza, para evitar errores. Es imprescindible también adaptarlas a personalidades, circunstancias y vínculos privilegiados existentes entre algunos Estados. Esta tarea corresponde a los funcionarios del servicio o servicios de protocolo". Una vez más protocolo y ceremonial son complementarios.

Sin embargo, en esta definición, recogida por María Teresa Otero, se distingue entre ceremoniales públicos y privados. Lo que está claro es que el ceremonial regula la "pompa" y las formalidades que necesita toda celebración solemne; en lenguaje popular se podría decir que es "el ritual", y es capaz de dar relevancia a las situaciones profanas. De esta forma, de las mismas normas del ceremonial público se deducen sus criterios de aplicación en el sector privado, ya que los principios son similares y no suele existir tanta reglamentación.

Los departamentos de relaciones públicas en el mundo de la empresa tienen como tarea fundamental las relaciones con la Administración, las empresas, los accionistas, los medios de comunicación o la comunidad; pero necesitan también personal especializado en ceremonial en su vida exterior e interior, ya que las jerarquías deben ser rodeadas de la consideración y el trato adecuado para crear un clima armonioso.

En definitiva, el ceremonial es un instrumento práctico esencial en todo aquello que esté vinculado con la vida de relación y, por tanto, con la comunicación, y tiene valor propio como elemento ordenador para evitar fricciones y situaciones imprevistas.

Considerando la definición anterior, el ceremonial puede subdividirse en los siguientes ceremoniales:

A) Público: llamado también "de Estado" (se incluye el ceremonial diplomático).

B) Privado: ceremoniales militares, eclesiásticos, académicos, deportivos, etc. Asimismo, se añade en este sector el ceremonial empresarial, social, etc.

Teniendo en cuenta que el ceremonial cumple la función de estética, ordenadora y moral; la función de participación e integración en el ritual y la función de identificación con el grupo a través de los símbolos, destaquemos algunos ceremoniales más comentados por los autores de protocolo:

· CEREMONIAL PÚBLICO

También llamado "de Estado", es el conjunto de normas que rigen el trato formal entre las naciones. Entre todas las clasificaciones que se ofrecen del ceremonial público, se pueden compendiar las siguientes: ceremonial de Estado, ceremonial diplomático o de embajada, ceremonial de las cortes (o extranjero o internacional) y ceremonial de cancillería.

- Ceremonial de Estado

Hay autores que lo clasifican dentro del ceremonial público, a pesar de que denominen el mismo concepto. El ceremonial de Estado determina el conjunto de formalidades y normas de protocolo aplicadas en un Estado soberano, con ocasión de las visitas oficiales de Jefes de Estado y de Gobierno y de ministros extranjeros, así como de altos representantes de organizaciones de gran relevancia internacional. El ceremonial que se aplica en las visitas de Estado varía según las normas, usos y costumbres propias del país anfitrión, aunque se está produciendo cierta uniformidad. Hay que distinguir entre las visitas de Estado y las de trabajo: en las primeras se les da más importancia al ceremonial y a los honores que en las segundas, aunque en ambas se aplica la norma de que una autoridad es acogida por su homólogo y recibe las muestras de respeto, tratamiento y honores que le corresponden según su trato y dignidad. Existen modelos de programas de visita que se adaptan a casos específicos.

El ceremonial de Estado regula el trato formal entre los Estados; las solemnidades y ceremonias públicas en el ámbito territorial de cada Estado y, a su vez, una rama del ceremonial nacional; y el protocolo aplicado por los Ministerios de Relaciones Exteriores en su trato con las representaciones diplomáticas y consulares extranjeras, así como con las delegaciones de organizaciones internacionales, misiones especiales y otras entidades internacionales.

- Ceremonial diplomático o de embajada

Llevado a cabo por los embajadores y representantes de los Estados, "el protocolo diplomático comprende las calificaciones que hay que otorgar a los soberanos y los Estados, ya sean monárquicos, aristócratas o populares; y el ceremonial regula la medida de los honores y el rango", según la definición de Charles Martens.

Los dos puntos más delicados del ceremonial diplomático son el rango y las calificaciones, y la única regla a seguir, la costumbre de cada corte.

En la sección de normativas se especifican las reglas oficiales que existen para este protocolo y ceremonial.

- Ceremonial de las cortes o extranjero (o internacional)

Convencionalismos que los Jefes de Estado se reconocen (etiqueta de Estado). Puede tratar diferentes cuestiones: honores reales (precedencias, rango y manifestaciones de cortesía), notificación de acontecimientos políticos (advenimiento al trono, elección de presidente, abdicación, reconocimiento de un estado) o familiares (bodas, nacimientos, muertes, felicitaciones), recepciones y viajes, recibimientos oficiales, condecoraciones que los Jefes de Estado puedan intercambiarse, etc.

- Ceremonial de cancillería

También llamado "ceremonial escrito", ya que regula las formas en la redacción de actos, oficios, títulos, calificaciones, etc.

· CEREMONIAL PRIVADO

En realidad, los manuales se refieren al ceremonial de la persona, pero algunos autores prefieren introducir también en el ceremonial privado aquellas organizaciones e instituciones que tienen sus reglas propias. Destaquemos dos de las más extendidas:

- Protocolo y ceremonial en las confesiones religiosas

Las celebraciones religiosas abren un importante abanico de relaciones que se rigen por reglas precisas, tanto en el ámbito social como oficial, incluso en países reconocidos como aconfesionales. Hay que saber diferenciar los rituales propios de cada acto religioso de las normas de protocolo y reglas de relación social.

España tiene la consideración de Estado aconfesional en el artículo 16 de la Constitución de 1978. No hay ninguna disposición legal que defina el lugar que deben ocupar en los actos públicos oficiales los representantes de la Iglesia Católica ni de otras confesiones, por tanto, se ubicarán conforme al rango de su institución.

- La Religión Católica. Se rige por los decretos del Concilio Vaticano II, donde aparece el "Ceremonial de los Obispos" o tratado que define la liturgia de las celebraciones religiosas en las que participe el Obispo.

- La Iglesia Ortodoxa. No mantiene relaciones internacionales a través de agentes diplomáticos, aunque en ocasiones puede recurrir a misiones particulares, de carácter protocolario, a cargo de enviados especiales. La Iglesia Ortodoxa de Oriente se fragmentó en ocho patriarcados.

- La Iglesia Luterana. Su carácter es nacional y no tiene representación diplomática, aunque puede recurrir a misiones especiales. Tiene su propia jerarquía, similar a la de la Iglesia Católica, y actos religiosos parecidos a los de ésta.

- La Iglesia Anglicana. Contempla actos religiosos y mantiene un esquema jerárquico similar al de la Iglesia Católica.

- La Religión Judía. Las comunidades judías tienen una organización territorial, al frente de la cual hay un Gran Rabino, y no existe el concepto de representación diplomática.

- La Religión Musulmana. Tiene sus propias reglas internas.

- Protocolo y ceremonial deportivo

El deporte, en sus distintas modalidades, ha recibido en el último medio siglo un impulso importante, en gran parte gracias a la televisión. Por esta razón, sus organizadores hacen un gran esfuerzo para que los actos deportivos se desarrollen de la manera más correcta y brillante posible. La celebración de un acontecimiento deportivo representa planificar y coordinar aspectos tan diversos como planes de emergencia, seguridad, protección civil, servicios de atención médica, medios de comunicación y protocolo.

No existe en el protocolo un área específica que se dedique al deporte. Cada federación internacional o nacional tiene normas que regulan la presencia de las autoridades deportivas, pero cuando hay autoridades civiles, hay que combinar el protocolo oficial con el deportivo y establecer un protocolo ad hoc para cada acto concreto, recurriendo a la lógica y al sentido común para encontrar soluciones de compromiso.

4. NORMATIVA DE PROTOCOLO EN ESPAÑA

Las normas del protocolo en España se clasifican en las siguientes:

A) Éticas (las que se refieren a los buenos modales, cortesía y buena educación).

B) Sociales (las convencionales y variables, por ejemplo, vestir chaqué de día y esmoquin de noche. Se refiere a la etiqueta).

C) Jurídicas (las dictadas por el Estado o por la comunidad internacional).

C.1. Derecho positivo.

C.1.1. Normas de acción (Derecho de Protocolo).

- Simbología.

- Tratamientos honoríficos.

- Ordenación de precedencias.

- Celebración de actos públicos.

C.1.2. Normas de relación (Derecho Premial).

- Títulos nobiliarios.

- Condecoraciones.

C.2. Derecho consuetudinario (costumbres y tradiciones).

4.1. REAL DECRETO 2099/1983

El protocolo oficial determina el conjunto de normas que regulan la celebración de los actos oficiales según su clase, quién los organice y el lugar donde se desarrollen. Son las reglas que deben rodear las diferentes ceremonias oficiales, y se basan en lo legislado por las distintas Administraciones en que se estructura el Estado -central, autonómica y local-, en el respeto a los usos y tradiciones de cada una de ellas y del lugar en que se celebren, y en la aplicación correcta del ordenamiento de precedencias entre personas e instituciones. El texto fundamental que contienen las normas básicas que ordenan los actos oficiales en España es el Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto, por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado:


1) ACTOS OFICIALES

1.1. Actos de carácter general (art. 3º a)

Son todos aquellos que se organicen por la Corona, el Gobierno o la Administración del Estado, Comunidades Autónomas o Corporaciones Locales, con ocasión de conmemoraciones o acontecimientos nacionales, de las autonomías, provinciales o locales.

Los actos oficiales de carácter general son aquellos que conmemoran acontecimientos que afectan al conjunto de la sociedad en el ámbito nacional, autonómico o local. En este caso, se suele aplicar el RD 2099/83 al pie de la letra. Estos actos están contados, así pues podemos destacar el Día de la Fiesta Nacional (12 de octubre), la apertura de la legislatura (tras las elecciones), el día de cada Comunidad Autónoma, etc.

1.2. Actos de carácter especial (art. 3º b)

Son todos aquellos organizados por determinadas instituciones, organismos o autoridades, con ocasión de conmemoraciones o acontecimientos propios del ámbito específico de sus respectivos servicios, funciones y actividades.

Los actos oficiales de carácter especial están organizados por las instituciones públicas en el cometido de sus funciones concretas. Es decir, son aquellos eventos que, como ente, pueden y deben realizar sin que ello afecte a toda la colectividad. Para su organización, será necesario atender a los criterios protocolarios de la autoridad organizadora, al RD 2099/83, a los reglamentos propios de la institución en cuestión y a la tradición inveterada. Por ejemplo, actos de carácter especial puede ser la colocación de una primera piedra en una construcción municipal por parte del alcalde, la inauguración por el presidente autonómico de una exposición organizada por la consejería de cultura de una comunidad, la entrega de los Honoris Causa en el mundo universitario…

2) ACTOS NO OFICIALES (PRIVADOS), añadidos por distintos autores de protocolo.

2.1. Organizados por entidades sociales que no trascienden a un público masivo y no tienen relevancia más que para un grupo (empresas, corporaciones, Iglesia, protocolo deportivo, asociaciones, órdenes y corporaciones nobiliarias).

2.2. Organizados por personas físicas: personas o familias. Suelen tener carácter formal (bodas, bautizos, funerales) o informal (reuniones de amigos).

El Ordenamiento General de Precedencias en el Estado establece, entre otras normas, las siguientes:

a) El ámbito de aplicación son los actos oficiales.

b) Cuando haya visitantes extranjeros, coordinará los actos el Ministerio de Asuntos Exteriores.

c) Los tres rangos de ordenación en que se distribuye el régimen general de precedencias son:

- El individual, que regula el régimen de autoridades, titulares de cargos públicos o personalidades, dentro de la Villa de Madrid y en el resto de las Comunidades Autónomas.

- El departamental, que regula la ordenación de los ministerios, se basa principalmente en la fecha de creación de cada uno, predominando la antigüedad. Dicha ordenación suele cambiarse por el Real Decreto tras la reestructuración y toma de posesión de un nuevo gobierno.

- El colegiado, que regula la prelación entre las instituciones y corporaciones cuando asistan a actos oficiales con dicha presencia institucional o corporativa.

d) El orden de los presidentes de las Comunidades se establecerá por la antigüedad de la publicación oficial del correspondiente Estatuto de Autonomía en el BOE:

1) País Vasco,

2) Cataluña,

3) Galicia,

4) Andalucía,

5) Principado de Asturias,

6) Cantabria,

7) La Rioja,

8) Región de Murcia,

9) Comunidad Valenciana,

10) Aragón,

11) Castilla-La Mancha,

12) Canarias,

13) Navarra,

14) Extremadura,

15) Baleares,

16) Comunidad de Madrid,

17) Castilla y León,

18) Ciudad Autónoma de Ceuta,

19) Ciudad Autónoma de Melilla.


e) Presidencia. Se pueden aplicar también a cualquier clase de protocolo que tenga actos con presidencia. Para configurar la presidencia de un acto oficial se tendrá en cuenta lo establecido en el Ordenamiento General de Precedencias. La presidencia no debe estar constituida por un número excesivo de personas, como máximo deben ser siete. Aún así, independientemente del número de miembros que la conformen, la presidencia de un acto siempre recae solo y exclusivamente en una persona: El anfitrión y organizador del evento. Éste es la figura principaL y por ello le corresponde el lugar más destacado, aunque puede cederlo a la persona con mayor rango asistente al acto. Cuando la cesión de la presidencia sea obligada por jerarquía entre autoridades, la persona que cede se sitúa en el lugar inmediato a la misma.

Por otro lado la colocación de las personas en la presidencia dependerá del total de los miembros que la formen, ya sea en número impar o par. En cualquier caso, el Real Decreto determina que se hará en alternancia, es decir, a partir de la autoridad que presida, se colocarán el resto a un lado y a otro alternativamente. Por tanto las presidencias pueden ser de dos tipos:

Presidencia de número impar: La autoridad que preside se coloca en el centro y, a partir de ésta, se comienza la alternancia de derecha e izquierda, tal y como se muestra en el siguiente esquema.

Presidencia de número par: De las dos autoridades que están en el centro de la presidencia, la de la derecha es la que preside. Por tanto la de la izquierda ocupa el segundo puesto y se continúa la alternancia de derecha e izquierda, tal y como se muestra en el siguiente esquema.

4.2. OTRAS NORMATIVAS DE INTERÉS

- Ley 39/1981, de 28 de octubre, por la que se regula el uso de la Bandera de España, otras banderas y enseñas. (BOE nº 271, de 12 de noviembre) (Artículo 1º, 3, de la Constitución de 1978).

- Ley 33/1981, de 5 de octubre, que describe el Escudo de España (BOE nº 250, de 19 de diciembre).

- Real Decreto 1543/1997, de 10 de octubre, por el que se regula el Himno Nacional (BOE nº 244, de 19 de diciembre).

- Real Decreto 834/1984, de 11 de abril, por el que se aprueba el Reglamento de Honores Militares.

- Real Decreto 2945/1983, de 9 de noviembre, por el que se aprueban las Reales Ordenanzas del Ejército de Tierra.

- Real Decreto 1024/1984, de 23 de mayo, por el que se aprueban las Reales Ordenanzas de la Armada.

- Real decreto 494/1984, de 22 de febrero, por el que se aprueban las Reales Ordenanzas del Ejército del Aire.

- Real Decreto 1368/1987, de 6 de noviembre, sobre el régimen de títulos, tratamientos y honores de la Familia Real y de los Regentes (BOE nº 271, de 12 de noviembre).

- Real Decreto 432/2008, de 12 de abril, por el que se reestructuran los departamentos ministeriales.

- Ley 57/2003, de 16 de diciembre, de medidas de modernización del gobierno local.

- Decreto 77/2002, de 26 de febrero, por el que se regula el régimen de precedencias y tratamientos en el ámbito de la Junta de Andalucía (BOJA nº 25, de 27 de febrero).

4.3. TRATAMIENTOS HONORÍFICOS

Se destacan los tratamientos a la Familia Real y los que se usan para autoridades y personalidades, así como los de ciertas dignidades religiosas. Cuando una persona tenga varios tratamientos, se usará el de grado superior. Cuando se dirija un documento escrito o una carta a una persona con cargo, siempre se utilizará el tratamiento correspondiente al puesto:

- Familia Real: El Rey y la Reina reciben el tratamiento de Majestad. Para referirse a ellos se dice "Su Majestad" (S.M.) o "Sus Majestades" (SS.MM.); al dirigirse a ellos se dice "Vuestra Majestad" o "Vuestras Majestades". Al Príncipe de Asturias se le menciona con "Su Alteza Real" (S.A.R.); al dirigirse a él se dice "Vuestra Alteza" o "Señor". Los demás hijos del Rey poseen el título de Infantes de España, y el tratamiento de "Alteza Real".

- Tratamiento de Excelencia: Se hará con la expresión "Excelencia" o "Excelentísimo Señor" (Excmo. Sr.). Durante el curso de una conversación o en el texto de un escrito se usará "Vuecencia" o "Vuestra Excelencia" (V.E.). Corresponden a este tratamiento, entre otros, los presidentes de Gobierno, de sus departamentos y de las CC.AA., ministros, rectores, vicerrectores, secretarios de Estado, embajadores y fiscales.

- Tratamiento de Señoría Ilustrísima: se usará la expresión "Vuestra Señoría Ilustrísima" (V.S.I.) o Vuestra Ilustrísima (V.I.). Si antecede al cargo, se utilizará "Ilustrísimo Señor" (Ilmo. Sr.); si va delante del nombre, "Ilustrísimo Señor Don" (Ilmo. Sr. D.). Entre los que tiene derecho a este tratamiento están los directores generales, consejeros de Gobierno, diputados, alcaldes, decanos, vicedecanos y comisarios de policía.

- Otros: los tratamiento militares y los religiosos, regidos cada uno por reglas específicas.

- Tratamientos en los documentos de la Administración Pública: Orden de 7 de julio de 1986, por la que se regula la confección de material impreso y se establece la obligatoriedad de consignar determinados datos en las comunicaciones y escritos administrativos (BOE nº. 174). En ella se especifica el carácter impersonal de los impresos, la ausencia de salutación y despedidas y el uso del tratamiento al pie del escrito y no en el encabezamiento. Esta orden no es de aplicación en las distintas administraciones de las comunidades autónomas.

4.4. PROTOCOLO Y DIPLOMACIA

El Estado, como organización política en que se estructura una comunidad social, necesita encarnarse en personas físicas que puedan actuar en su nombre para gobernar sus relaciones con otros Estados.

El respeto a las normas del protocolo diplomático ha sido y es clave en el desarrollo de las relaciones entre las naciones. Las relaciones entre Estados se basan en el respeto a tres principios fundamentales: igualdad jurídica, reprocidad de trato y representación.

Hay que saber que el Jefe de Estado, cuando visita el territorio de otro país, goza de una serie de privilegios e inmunidades (Convención sobre Misiones Especiales, aprobada por la ONU el 8 de diciembre de 1969). Entre ellos destacan los siguientes:

- Inviolabilidad personal y estar exento de cualquier medida coercitiva.

- Inmunidad de jurisdicción penal y de policía, es decir, no puede ser arrestado ni llevado ante un tribunal.

- Inmunidad de jurisdicción civil.

- Privilegios de exoneración de impuestos personales, entre ellos, los aduaneros.

Los agentes diplomáticos se rigen por la Convención sobre Relaciones Diplomáticas, de 18 de abril de 1961, a la que España se adhirió en noviembre de 1967, y donde se especifican las funciones de las misiones diplomáticas, la clasificación de los agentes diplomáticos y los privilegios e inmunidades diplomáticas.

Dentro del protocolo diplomático se encuentra la organización de las distintas instituciones y organizaciones internacionales (ya sean gubernamentales o no gubernamentales) que gozan de una personalidad jurídica propia, distinta del conjunto de Estados que la integran, lo que les permite mantener relaciones directas con los Gobiernos a través de sus representantes oficiales. ONU, OTAN, Unión Europea, ECOSOC… encabezan una larga lista hasta completar las casi 200 organizaciones catalogadas que están recogidas en los manuales de protocolo diplomático.

4.5. CIENCIAS COMPLEMENTARIAS AL PROTOCOLO

Heráldica:

Es el arte del blasón, o arte de explicar y describir los escudos de armas de cada linaje, ciudad o persona. Hay dos distinciones: heráldica oficial (Estado, regiones, provincias, municipios e instituciones) y la heráldica privada: colectiva (grupos, asociaciones u organizaciones), familiar o personal.

Vexilología:

Estudia todo lo relativo a la historia, el simbolismo y el empleo de las banderas. Se ocupa de las banderas nacionales, de las comunidades autónomas, provinciales, municipales, políticas, religiosas, deportivas, empresariales, etc.

Nobiliaria:

Estudia los orígenes, evolución, probanzas e instituciones de la nobleza. Son conocimientos necesarios en el ámbito del protocolo para establecer las precedencias y determinar el trato que corresponde a sus miembros. Hay que distinguir tres clases de nobleza: de privilegio, de sangre y de cargo.

Condecoraciones:

Recompensas oficiales otorgadas a personas físicas y a organizaciones, instituciones o personas jurídicas, en reconocimiento a determinados méritos o por servicios prestados a la sociedad y a la nación en su conjunto. Existen las condecoraciones civiles y las militares.

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